Résolutions numériques 2024: Gestions de nos archives


Par

Maude Desjardins
Agente de développement culturel numérique


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Numérique | Méthodologie | Gestion - 15 janvier 2024


Nous voilà déjà à cette période de l'année où nous jurons solennellement de devenir des versions améliorées de nous-mêmes, de manger plus sainement, de faire de l'exercice, et ... ah oui, de gérer enfin ces archives numériques chaotiques ! On a pensé vous accompagner dans cette tâche qui, on va se le dire n’a rien de réjouissant. Voici les deux étapes principales qu’on vous propose pour commencer l’année du bon pied !

Nous vous invitons d’abord à épurer votre boîte courriel. Pour ce faire, voici deux types de courriels qui méritent d’aller à la corbeille.

Un courriel éphémère, comme le décrit le Petit Guide vert sur la gestion des courriels et de la messagerie, est destiné à transmettre une information qui est utile à court terme. On pense, par exemple, à un courriel qui vise la prise d’un rendez-vous, d’un envoi de pièce jointe qui a déjà été téléchargée et classée, une note de service, un mémo interne, un courriel annonçant qu’un document est disponible pour la visualisation ou le téléchargement, etc.

En revanche, le courriel sans valeur se caractérise par l'absence de valeur légale, administrative, financière ou éphémère. Cette catégorie englobe les messages sans lien avec des activités professionnelles, les infolettres et les pourriels. Évidemment, il est préférable de les supprimer rapidement plutôt que de les laisser s'accumuler inutilement dans votre espace de stockage, mais parfois certains nous échappent et polluent notre boîte courriel.

Repérez ce type de courriel et prenez le temps de vous en débarrasser !

Ensuite, le défi qu’on vous lance est celui d’organiser les dossiers des projets et activités achevés en 2023.

  • Regroupez tous les documents liés à un projet achevé. Si vos fichiers sont dispersés entre différents postes de travail, disques partagés, clés USB et disques durs externes, essayez de les centraliser ou d'établir une liste des emplacements où vous pouvez les retrouver.
  • Renommez les fichiers à conserver (contrats, factures, versions finales de textes, rapports, photos, etc.) avec des noms significatifs s'ils ne le sont pas déjà. Respectez votre convention de nommage, le cas échéant, ou suivez quelques bonnes pratiques (évitez les mots inutiles tels que "le", "du", "et", les caractères spéciaux, les majuscules, privilégiez la barre de soulignement plutôt que l'espace, etc.).
  • Supprimez les fichiers que vous ne souhaitez pas conserver : les versions de travail, les doublons, les dossiers vides, etc.
  • Répétez cette démarche avec chaque projet terminé depuis votre dernier tri, ou jusqu'à ce que vous soyez satisfait(e).

 

Gérer ses archives numériques peut être un défi, mais avec quelques trucs et astuces, vous pouvez maintenir un ordre numérique sain. Voici quelques conseils pour vous aider à bien gérer vos archives tout au long de l’année. En mettant en pratique les quelques points ci-bas, vous vous assurerez que le ménage de l’an prochain sera moins éprouvant.

 

1- Organisez vos dossiers :

Créez une structure de dossier logique. Triez vos fichiers par catégorie, projet, année, ou tout autre critère qui vous semble pertinent. Cela facilitera la recherche ultérieure et maintiendra un ordre clair.

2- Utilisez une nomenclature cohérente :

Adoptez une convention de nommage uniforme pour vos fichiers. Cela peut inclure la date, le projet, ou tout autre élément pertinent. Une nomenclature cohérente rendra la recherche plus efficace.

3- Supprimez régulièrement les fichiers inutiles :

La règle de base : si vous n'avez pas utilisé un fichier au cours de l'année passée, il est probablement temps de le supprimer. Désencombrer régulièrement votre espace de stockage vous permet de maintenir un environnement plus léger et plus rapide.

4- Investissez dans un système de sauvegarde automatique :

Prévenez les catastrophes en mettant en place une solution de sauvegarde automatique. Que ce soit un disque dur externe, un service de stockage infonuagique ou les deux, assurez-vous que vos fichiers importants sont en sécurité.


En suivant ces étapes, vous serez en mesure de trier efficacement vos archives numériques, facilitant ainsi leur gestion et leur utilisation ultérieures. N'oubliez pas que la cohérence et la régularité sont les clés du maintien d'un système de gestion d'archives numériques efficace. Cette nouvelle année est l'occasion parfaite de devenir le maître incontesté de votre royaume numérique. Alors, armez-vous de votre courage, enfilez votre tenue d'explorateur numérique, et partez à la conquête de vos archives pour une année sans encombrements numériques !


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