Démystifier le travail collaboratif

Gestion - 12 février 2020

L’un des mots clés auxquels je faisais référence dans mon dernier article, le rôle de l’ADN…, était collaboration. Celui-ci est définitivement un enjeu majeur pour les artistes et les organismes culturels actuels notamment en raison des structures de travail qui se sont modifiées. Le travail hiérarchisé dit plus traditionnel a laissé place à un travail d’équipe qui se voit facilité par les nouvelles technologies. Comme il existe une multitude d’outils, plates-formes, applications, etc., il est parfois ardu de trouver celui ou ceux qui nous correspondent et qui peuvent réellement faire une différence dans nos projets du quotidien. Ceci étant dit, voici en rafale quelques avantages que j’ai moi-même observés au fil du temps :

Généralement, les outils collaboratifs permettent :

• D’accroître la productivité et l’engagement à l’égard du travail à exécuter;
• De créer une cohésion et un sentiment d’appartenance aux équipes;
• De tisser des liens, même à distance;
• De générer une prise d’initiative et d’éveiller la créativité;
• D’accélérer la prise de décision par des échanges en temps réel;
• De rendre la communication plus transparente;

Voici les 4 outils que je préfère et que j’utilise au quotidien :

• Slack : Plate-forme de communication

J’utilise Slack à différents niveaux, mais son principal atout, à mon avis, est qu’il diminue considérablement l’envoi de courriel. Il permet de centraliser l’information. Grâce aux chaînes que l’on peut générer sur la plate-forme, il est facile d’organiser les conversations selon des thématiques précises. Son utilisation est très instinctive et même les moins initiés à la technologie se débrouillent bien avec Slack. Autre avantage, c’est que l’outil permet d’archiver les documents partagés contrairement aux autres messageries instantanées. À même l’application, il est possible d’intégrer d’autres outils tels que ceux énoncés ici-bas. De la conversation plus informelle à la gestion de projet plus complexe, Slack est devenu pour moi un incontournable.

• G suite : Outils d’archivage et bien plus…

Je suis loin d’avoir exploré toutes les fonctionnalités de la suite Google, mais au quotidien il me serait devenu difficile de me séparer de mon Google Drive. Effectivement, cet outil permet de stocker, d’accéder et de partager vos fichiers dans un endroit sécurisé. Grâce à Google Docs et Google Sheet, il nous est possible de travailler en temps réel avec plusieurs collaborateurs, de faire la gestion des versions et un suivi efficace des modifications.

• Trello : Gestion de projets

Cet outil m’est également utile à bien des égards. Brièvement, Trello est composé de tableaux, de listes et de cartes. Ce que j’aime c’est qu’il permet d’avoir une vue d’ensemble de tes projets et de les voir progresser. L’utilisation des cartes nous pousse à découper tâche par tâche et d’ainsi prioriser les actions. Lorsque l’on partage l’outil avec une équipe, il est facile d’attribuer une responsabilité à l’un des utilisateurs. C’est une méthode de suivi très efficace. Plusieurs l’utilisent aussi pour planifier leur calendrier de publications pour les réseaux sociaux.

• Zoom : visioconférence

Zoom est mon outil incontournable pour organiser des réunions en ligne. Encore une fois, il s’agit d’une application facile d’accès et d’utilisation qui permet d’interagir avec plusieurs collaborateurs. La plate-forme propose même un espace de clavardage en direct et l’enregistrement de vos réunions. Autres fonctionnalités intéressantes, le partage d'écran entre participants et la possibilité de diffuser une conférence sur Facebook Live ou sur YouTube.

Voilà un premier survol d’outils qui peuvent permettre d’optimiser les pratiques et rendre plus efficace les réunions. Si vous avez besoin d’explications supplémentaires, contactez-moi.